¿Alguna vez has soñado con ser el dueño de tu propio negocio o ver crecer el que tienes?
Seguramente has visto o leído las historias de otras personas, que con mucho esfuerzo y empeño lograron transformar una pequeña idea en una empresa exitosa con cientos o miles de clientes. Esas personas aprendieron muchas lecciones en el camino, con frecuencia sin un mapa o una guía que les indicara el camino. Y casi siempre, ello puede implicar mucha frustración y pérdidas económicas. La presión puede ser tal, que muchos se dan por vencidos. Por ese motivo, y ahora que usted también desea emprender su propia empresa, su idea o proyectos, es importante que conozca las 10 preguntas claves sobre las finanzas de su negocio para tener el éxito asegurado.
Cuántas veces no le ha ocurrido, que tiene una cantidad de dinero determinada en las manos, y sabe muy bien en qué lo invertirá. Pero cuando llega el momento, de repente le surgen otros escenarios y aparecen otras “necesidades” o “compromisos” que debe cumplir. Al final del día, por salir de esos otros “pendientes”, ha perdido la perspectiva y la oportunidad de cumplir su objetivo principal. Así ocurre en los negocios.
¿Le suena conocido? No se lo tome a la ligera. Usted podrá ser muy buen vendedor, un gran creativo o un especialista en el seguimiento y supervisión de procesos productivos. Pero si no cuenta con un buen aliado y herramienta contable fiable que le garantice un control efectivo sobre la manera en que administra su dinero, le ocurrirá como un navegante en una canoa perforada: hundido antes de llegar a puerto seguro.
Sin más preámbulos, se ha preguntado con honestidad:
1. ¿Qué tengo?
¿Cuánto dinero tiene ahora mismo en su cartera o billetera? ¿En el banco? Si sabe que debe invertir cada semana o cada día para producir en su empresa: ¿Tiene todo anotado en algún papel o se las ingenia con cálculos azarosos que nacen y mueren en su cabeza? En otras palabras: ¿Lleva cuenta de tus activos corrientes? Tesorería, Saldos con los clientes…
¿Y qué hay de los activos no corrientes? Digamos que tiene su oficina: ¿Tiene un inventario de sillas, escritorios, de los archivadores o las papeleras? Porque todo debe estar revisado y anotado: los vehículos, su estado, el mantenimiento…
En ese sentido, no hay que perder de vista, que ciertos activos como los inmobiliarios pueden revalorizarse con el paso del tiempo, lo que puede significar una mayor solvencia para la empresa. (Pero también puede generar pérdidas si no se hace una revisión adecuada sobre dichos activos).
2. ¿Qué debo?
Y esta es una pregunta que más de alguna vez le ha quitado el sueño: ¿Qué debo? Porque, naturalmente, todo negocio implica compromisos financieros. Si estos no se cancelan en tiempo y forma, puede desbalances, mucho estrés y en el peor de los casos, el fracaso.
Por ese motivo, ya se preguntó: ¿Sabes cuáles son tus pasivos (nóminas pendientes, proveedores, préstamos, impuestos, etc.) a los que debe responder con tus activos? De nuevo: Si no lo tiene claro, anotado, o registrado de alguna manera, será mejor que haga una pausa en revisar este punto.
Resulta que si tus pasivos son mayores que tus activos, prácticamente estaría al borde de una quiebra, lo que implica, obviamente, aportar capital para solucionar ese problema financiero. Y esos golpes pueden noquearnos por completo.
Por otro lado: ¿Sabe cuánto le cuesta producir lo que vende? Hay diferencias, por ejemplo, entre una actividad comercial, donde uno compra productos para revenderlos con un porcentaje de ganancia, y una actividad de venta de servicios o producción industrial, donde inciden otros factores.
3. ¿Cuánto me cuesta producir lo que vendo?
Muchas veces creemos saber esta respuesta. Pero resulta que no consideramos muchos factores y al momento de ver el resultado, no es lo que esperábamos.
Dependiendo de tu tipo de negocio, responder a esta pregunta será más o menos fácil. Pero considera que, no es lo mismo una actividad comercial, que una empresa de servicios o una industrial.
4. ¿Cuál es mi margen de beneficio bruto?
Si desconoce este aspecto, su empresa o negocio también corre peligro. Usted sabe que debe vender y obtener ganancias, tomando en cuenta los impuestos, como el IVA. No debe olvidar que con ese margen usted debe cubrir los gastos de estructura, o también llamados gastos generales.
Digamos que usted tuvo un día magnífico de ventas. ¿Pero y si en realidad las “ganancias” obtenidas son más bien ficticias? ¿O mucho menores de lo que usted en realidad cree? El hecho de que usted haya recibido dinero en tus manos o por medio de transacciones no significa una ganancia real, hasta que usted claramente vea que todos los costos fueron debidamente cubiertos.
5. ¿Cuál es mi porcentaje de margen de beneficio bruto?
Conocer el porcentaje de margen de beneficio bruto es el cociente entre el margen y el precio de venta sin impuestos como el IVA. Podría sonar algo complicado, pero ciertamente debería ser información básica que usted debería dominar como la tabla de multiplicar del 1. Conocer ese dato le permitirá a usted negociar descuentos comerciales. Mejor aún, si usted domina la evolución en el tiempo de dicho margen, tendrá un mapa bien dibujado para analizar la productividad, la eficacia y la conveniencia del negocio mismo.
¿Qué pasaría si el margen de ganancia mes a mes se va reduciendo y usted no se percata de eso? ¿Se acuerda del Titanic? Es similar. Usted avanza entre la neblina, adivinando la ruta sin percatarse de las coordenadas que finalmente choca contra un gigantesco iceberg.
6. ¿Cuánto gasto en estructura?
¿Alguna vez ha caminado por una calle y descubre un nuevo negocio que recién está abriendo tus puertas a los posibles clientes? Semanas después pasa por el mismo sitio, y se percata de que no hay filas de personas entrando al lugar, al contrario, tal vez encuentra a uno o dos clientes, nada más. Un tiempo después descubre que el local tuvo que cerrar y el negocio se ha declarado en bancarrota.
Posiblemente, el producto o servicio que ofrecían era muy bueno y tenían una atención de calidad. Pero quizá los costos de alquiler, de compra de equipos, de publicidad, de pagos por servicios básicos o hasta de seguridad, finalmente pasaron la factura. Se trató de una pequeña bola de nieve que al final se transformó en una avalancha incontrolable, y todo, por no conocer los gastos estructurales.
7. ¿Cuál es el importe de los saldos a cobrar?
Digamos que varios clientes no le han terminado de pagar, o dinero que se le debe a su empresa por devoluciones de impuestos que aún no se han efectuado. Nuevamente, no se fíe de tus cálculos mentales, que eso solo le provocará ansiedad y estrés.
Debe de tener a mano algún recurso para proyectar, en una línea del tiempo, cuándo contará con ese dinero y así poder resguardarse de posibles problemas de liquidez o de una ineficiente gestión desde la tesorería.
8. ¿Cuál es el plazo medio de cobro de los saldos a cobrar?
Ciertamente, debe ser realista y estar consciente de que los lapsos de espera para cobrar algunos saldos pueden crear desbalances en tus finanzas. Hasta cierto punto es “manejable” ese tipo de situación, pero si existe un fallo sistemático que no se ha detectado a tiempo, los saldos rojos aparecerán en tus libros cuando se percate de que su nivel de ingresos provenientes de saldos a cobrar no serán suficientes para lidiar con los respectivos compromisos pendientes. Esto puede ser fatal.
Una manera de calcular el plazo medio de cobro de saldos a cobrar, es dividiendo el saldo de clientes entre las ventas medias diarias con IVA incluido.
9. ¿Cuál es el importe de los saldos a pagar?
En este caso, tenemos la otra cara de la moneda, es decir, dinero que nuestra empresa debe pagar. Si este importe crece y crece, puede ser por dos motivos, que no necesariamente reflejan problemas financieros:
- Mayores compras por un aumento de ventas
- Aumento del plazo de pago para una mejor situación de la tesorería.
Por eso es crucial llevar control sobre ese dato, para tener muy bien trazados los límites.
10. ¿Cuál es el porcentaje de los saldos a pagar respecto a los saldos a cobrar?
La última pregunta es de puro sentido común, y es tan elemental, que muchos simplemente la pasan por alto, condenando el negocio a una estrepitosa caída, aun cuando todo parecía un elegante y bellísima danza sobre la pista de hielo.
El cociente al que hacemos referencia en este punto, te permite saber si tendrás problemas de liquidez a corto plazo. Si la deuda con nuestros proveedores es mayor que las deudas de nuestros clientes, puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza, o mucho más que eso, a menos que disponga de un saldo suficiente desde la tesorería para cubrir el déficit.
¿Te habías realizado estas preguntas? Es posible que sí, de un modo u otro. Pero lo importante es que, como emprendedor, reconozca que tus decisiones financieras pueden tener consecuencias positivas o negativas.
¿Tiene una idea del costo y el tiempo que implica no llevar un control sobre estos puntos? ¿Y sabe cuántas oportunidades o puertas se le pueden cerrar si no los resuelve de inmediato?
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No la piense mucho. Tome su decisión.
