Seamos francos: ¿Llevas el control de tus cuentas por cobrar y por pagar?
Cuando emprendemos o administramos un negocio, establecemos mecanismos para controlar y visualizar el desarrollo de las funciones claves del mismo. Sin embargo, hay un tema al que no se le da la importancia que merece. Descuidarlo podría llevarnos a la quiebra, estamos hablando del “control de cuentas por pagar y por cobrar”. Si no tenemos un control efectivo sobre esto, tu capital lo resentirá de inmediato. No podrá con las deudas y pronto verás cómo el agua te sube de las rodillas al cuello. Y el barco se hundirá junto con sus anhelos y sacrificios.
Digamos que el mes anterior efectuaste ventas más bien regulares. En principio, eso no estaría mal, porque reflejaría cierta consistencia en el movimiento de tu negocio. La pregunta es: ¿Tu empresa recibió efectivamente todo el ingreso que correspondía a dichas ventas? Es probable que en tu base de clientes, algunos cuenten con crédito de tu parte. Ya sea porque son fieles, o porque las cantidades que te contratan no son para nada despreciables. Pero también es verdad, que muchos clientes tienen políticas de desembolsos particulares y terriblemente complejas y tardadas.
¡Debes tener mucho ojo con los créditos concedidos a tus clientes y los plazos que te dan tus proveedores!
No juegues con fuego, conoce tu flujo de efectivo a tiempo.
Para nadie es un secreto, que con tal de garantizar una venta a este tipo de clientes, se le “fíe”, inclusive, la totalidad del pago, como decimos popularmente. En teoría tomaste una buena decisión porque sin dudas vas a contar con ese ingreso. Pero si ese efectivo tarda una eternidad en ingresar a sus cuentas, puedes estar en muy serios problemas. Tal vez brindes estas prerrogativas a un par de clientes especiales. Pero cuando has implementado este método como un «modus vivendi«, ya estás jugando con fuego.
¿Has fijado fechas máximas topes para hacer efectivos tales ingresos? ¿Una semana? ¿Tres meses? ¿Seis? Y he aquí la otra cara de la moneda… ¿Cuánto tiempo espera un banco sus depósitos sin que le recargue las multas por mora? ¿Hasta qué punto los proveedores te brindarán crédito? ¿Y qué hay de los servicios básicos como agua, teléfono, luz e internet? ¿Qué pasaría si surgen imprevistos fuertes que el negocio tenga que subsanar? Peor aún… ¿Hasta qué punto estás preparado para asumir el pago de tus colaboradores y sus prestaciones, cuando, sin darte cuenta, la práctica de no llevar control sobre tus cuentas por cobrar te ha dejado con 5 córdobas en los bolsillos?
Muchas veces, el emprendedor o administrador de negocio no se da cuenta de este grave problema hasta que ya es demasiado tarde, tan tarde, que ni siquiera tuvo tiempo para invertir en botes salvavidas que le ayudaran a sobrevivir al naufragio.
En conclusión, te puedo decir que:
Usando buenas herramientas, ya sean programas, hojas de cálculo, informándote o con profesionales para el buen manejo del flujo de efectivo, donde conozcas siempre cómo cada dólar que ganas está afectando y sumando en el rubro «clientes» en el balance, pues es un dólar de las ventas que aún no fue cobrado. Esto incrementa la ganancia neta de tu resultado por un dólar más del efectivo que has acumulado durante el periodo.
Por lo contrario, cada dólar que sumas al rubro «Proveedores y gastos» es un dólar de gastos que aún no fueron abonados y provoca el exceso de $1 en el flujo con respecto a la ganancia neta.
Por ejemplo, para entender mejor el flujo de efectivo:
Si la ganancia neta para el período alcanzó $10 y paralelamente el rubro del «Crédito a Clientes» creció en $10, entonces la suma del efectivo que tendrá la compañía será $9 ($1 menos que la ganancia neta). El que falta se encuentra en manos del cliente que deberá abonarte algún pago próximamente. ¿Qué significa esto?, simple y sencillamente que dependiendo como funcione el pago de tus clientes o el abono a tus proveedores tendrás los siguientes resultados: no ingresas dinero a la empresa en el periodo, el cliente tiene este dólar que ingresaste en el periodo o ese dólar es del proveedor.
